Allgemeine Leistungsbeschreibung

Entwicklung/Programmierung/Hosting

mtms ist ein österreichisches Unternehmen, welches in der Firmenzentrale in Eugendorf (bei Salzburg) alles inhouse entwickelt und programmiert. Gehostet werden unsere Webanwendungen in einem Hochsicherheitsdatenzentrum in der Stadt Salzburg. Unsere Softwarelösung versteht sich als Marketingtool und ordnet sich der Markenpolitik des Kunden unter.

Ticketing/Einladungs- bzw. Teilnehmermanagement

Der gegenständliche Dienst "Ticketing/Einladungs- bzw. Teilnehmermanagement" dient dem Verkauf von Tickets und der Registrierung von Gästen für kostenlose Events, einerseits über eine Onlineplattform, anderseits durch Zurverfügungstellung eines Box-Office-Verkaufs. Verkaufstickets werden üblicherweise durch mtms im Auftrag (Verkauf im Namen und auf Rechnung des Veranstalters) vermittelt. Der Veranstalter bestimmt aber über die verarbeiteten Daten und mtms verarbeitet diese nur im Auftrag. Bei Nutzung eines eigenen Payment-Vertrages durch den Veranstalter und bei kostenlosen Tickets, stellt mtms nur die technische Plattform zur Verfügung und verarbeitet die Daten ebenfalls lediglich im Auftrag.

Unterliegt ein Kunde der österreichischen Registrierkassen-Pflicht, so stellt mtms eine Schnittstelle zur digitalen Signatur der Rechnung durch das Finanzministerium mittels eines Partners zur Verfügung.

Die Ticket-Layouts sind frei gestaltbar sowie mobil optimiert und können mittels Passbook (Apple) sowie in Wallet Apps (Android) gespeichert werden. Voucher- bzw. Gutschein-Codes (dauerhaft oder temporär) können online sowie im Box-Office verkauft bzw. eingelöst werden.

Schnittstellenmanagement bzw. entsprechende Implementierungen können nach kundenspezifischen Anforderungen programmiert werden.

Verkaufsprozess Kunde online


1.2.3.

Die Teilnehmer melden sich für Ihre Veranstaltung an oder kaufen online ein Ticket.

In unserem System wird das Ticket erstellt, ein QR-Code erzeugt und per SMS und E-Mail versendet.

Beim Event werden die QR-Codes mit einem normalen Smartphone gescannt und die Besucher damit im System registriert.


Üblicher Workflow:

  1. mtms richtet einen Account für den Veranstalter auf der Plattform ein.
  2. Der Veranstalter richtet eine oder mehrere Veranstaltungen zum Ticketverkauf oder zur Registrierung ein.
  3. Im Falle eines Gästelistenevents lädt der Veranstalter die Gästeliste ins System hoch (E-Mail-Adressen oder Handynummer und optional weitere Daten wie z.B. Name).
  4. Bei Registrierung zu einem Gästelistenevent erhält der Teilnehmer/Gast eine SMS/E-Mail mit seiner persönlichen Einladung zur Registrierung.
  5. Die Teilnehmer melden sich für eine Veranstaltung an oder kaufen ein Ticket (online oder im Box-Office).
  6. Das System erstellt ein Ticket, welches ausgedruckt oder per SMS/E-Mail versendet wird.

  7. Der Teilnehmer/Gast weist seinen Ticketcode beim Zutritt vor und das Ticket (der Ticketcode) wird mittels Scan-App (auf Android basierenden Geräten) eingelesen und elektronisch entwertet.

  8. Alternativ können die Ticketdaten auch in ein vorhandenes Zutrittssystem eingespielt werden.

Das System verfügt über datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Per Default werden beim Kauf/bei der Registrierung nur Pflichtdaten erhoben, welche für die Vertragserfüllung notwendig sind. Weitere eventuell durch den Verantwortlichen abgefragte Daten müssen durch den Verantwortlichen durch explizite Zustimmung zur Verarbeitung autorisiert werden. Newsletter-Anmeldungen müssen explizit durch aktives Ankreuzen bestätigt werden und sind optional.

Einleitung

Übersicht

mtms vereint Einladungs- und Teilnehmermanagement in einem Eventtool. Sei es für kostenpflichtige Events oder freie Registrierung, Einladungen mittles Gästeliste oder RSVP, mit Saalplan oder ohne, mit Zutrittskontrolle oder ohne. Back- und Frontend sind mobil optimiert und modernste Kommunikationsmöglichkeiten on board sorgen dafür, dass Ihre Gäste immer exzellent vor, während und nach dem Event informiert sind.

Basics

Sprachauswahl für den User

Nach Ihrem Login werden Sie auf die Systemstartseite weitergeleitet. Die Systemsprache ist Englisch. Der User kann als Sprache aber auch Deutsch wählen. Klicken Sie hierfür auf den angezeigten User in der rechten oberen Ecke. Dann öffnet sich ein Submenü mit den spezifischen Userdetails und Einstellungen.

Sprachauswahl für das Frontend

Folgende Sprachen stehen für das Frontend zur Verfügung:

Kommunikationsvariablen für Bestätigungs-Mails

Folgende Variablen können in der Kommunikation verwendet werden:

Ticket-/Rechnungslayouts

Es sind standardisierte Layouts für Tickets sowie für Rechnungen im System hinterlegt. Individuelle Anpassungen können nur von mtms gemacht werden und sind kostenpflichtig bzw. in der Beauftragung abgesprochen und fixiert.

Folgende Tickettypen sowie Rechnungslayouts sind im System hinterlegt:

Anpassungen des Layouts z.B. auf Intermecc oder andere Druckermodelle sind ohne großen Aufwand möglich.

Startseite

Nach dem Login sehen Sie auf der Startseite die Auflistung Ihrer angelegten Veranstaltungen. In der jeweiligen Zeile erhalten Sie gleich einen Überblick über Name, Datum, Typ, Status, Check-in-Status und Gästeanzahl. Sie haben die Möglichkeit, eine Aktion zu setzen bzw. diese zu löschen.



Kopieren einer Veranstaltung bzw. Veranstaltungsvorlage

Eine Veranstaltung bzw. eine Veranstaltungsvorlage kann mittels Klick auf den braunen Kopierbutton in der Spalte "Aktionen" sofort kopiert werden.

Im folgenden Dialog werden VA-Name, VA-Datum sowie die jeweiligen Head- und Subheadlines für die Tickets abgefragt. Bitte tragen Sie hier die entsprechenden Informationen für Ihr neues Event ein. Wenn sei  "Auch die CMS Angebotsseite kopieren" setzen, werden die Einstellung der Landingpage ebenfalls kopiert.

Sie können Ebenfalls eine Reihe von Events erzeugen, indem sie "Erzeuge eine Reihe von Events" auswählen.

 

Vorgaben für Grafiken (je nach Anwendung)

Grafikgrößen für Ticketing

Ticket Kategorien

Event-Bild ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Logo-Bild ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Sponsorenleiste ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Webshop

Kalenderseite (Veranstalterdetailseite unter "Konto")

Darstellung aller VA eines Veranstalters auf seiner eigenen Kalenderseite

Mobilebanner: Bildgröße Portrait 3.4 ~768x1024 px als JPG oder PNG

Logo: Logo des Veranstalters. Bildgröße 368x368 px als JPG oder PNG

Banner (Desktop) für die Kalenderseite. Bildgröße: Landscape 16:9 genau 2454x1423 px als JPG oder PNG


Übersichtsbild der VA auf der Kalenderseite (unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")

Hintergrund für die VA-Box auf der Kalenderseite. Bildgröße: genau 1140x640 px als JPG oder PNG

Event-Detailseite Bannerbild (unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")

Desktopbanner für die Event-Detailseite. Bildgröße: Landscape 16:9 genau 2454x1423 px als JPG oder PNG

Eventlogo (unter dem Menüpunkt"Veröffentlichen")

Logo, welches mittig am Desktopbanner angezeigt wird. Bildgröße: max. Breite 300 px und max. Höhe 500 px. Bildformat PNG mit transparentem Hintergrund.

Gallery-Bilder  (unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")

Bildgröße max. Breite 2000 px als JPG oder PNG

Event Venue Image  (unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")

Darstellung des Venue Plans (optional) . Bildgröße Landscape 16:9 ~ 700x500 px als JPG oder PNG

Freie Registrierung

Ticket Kategorien

Event-Bild ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Logo-Bild ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Sponsorenleiste ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Webshop

Hintergrundbild (unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")

Dieses BIld wird als Vollbild-Hintergrund der Seite dargestellt. Bildgröße: 1920x1080 px als JPG oder PNG

Logo (unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")

Dieses Bild wird als Logo über der Headline angezeigt. Bitte stellen Sie sicher, dass das Bild einen transparenten Hintergrund hat und laden Sie es als PNG hoch.

Sponsorsimage (unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")

Bitte stellen Sie sicher, dass das Bild einen transparenten Hintergrund hat und laden Sie es als PNG hoch.

Guestlist

Ticket Kategorien

Event-Bild ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Logo-Bild ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Sponsorenleiste ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

RSVP

Ticket Kategorien

Event-Bild ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Logo-Bild ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Sponsorenleiste ("Einstellungen", "Ticketkategorien")

Max. Dateigröße 200 KB. Empfohlene Auflösung ist 375x250 px. Das Bild sollte in der Breite um 3,5 mal größer sein als in der Höhe um sicherzustellen, dass es in der Wallet App auch dementsprechend sauber dargestellt wird.

Webshop

Hintergrundbild (unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")

Dieses BIld wird als Vollbild-Hintergrund der Seite dargestellt. Bildgröße: 1920x1080px als JPG oder PNG

Logo (unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")

Dieses Bild wird als Logo über der Headline angezeigt. Bitte stellen Sie sicher, dass das Bild einen transparenten Hintergrund hat und laden Sie es als PNG hoch.

Sponsorsimage (unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")

Bitte stellen Sie sicher, dass das Bild einen transparenten Hintergrund hat und laden Sie es als PNG hoch.


Box-Office-Ticketverkauf (Kasse)

Unter dem Top-Menüpunkt "Kasse" kommen Sie zum Box-Office-Ticketverkauf.

Kassen-Check-in

Zum Check-in für die Kasse wählen Sie bitte eine Kasse aus und tragen den Stand an Wechselgeld ein der sich zu diesem Zeitpunkt in der Kasse befindet. Klicken Sie dann auf den Button "An der Kasse einchecken".

Ticketverkauf:

  1. Um Tickets verkaufen zu können wählen Sie bitte im Dropdown Menü "Event" die zu verkaufende Veranstaltung aus.

  2. Wählen Sie die gewünschte  im Dropdown Menü "Ticket-Kategorie" die Ticket-Kategorie und die gewünschte Ticketanzahl aus. Um die gewünschten Artikel dem Warenkorb zuzugügen klicken Sie bitte auf den Button "zum Warenkorb hinzuzufügen".
  3. Im Warenkorb wird Ihnen nun die jeweilige Anzahl der gebuchten Tickets angezeigt. Um die Anzahl der Tickets zu korrigieren, klicken Sie bitte auf das MINUS-Zeichen neben der Summe. Soll der Warenkorb ganz gelöscht werden, klicken Sie bitte auf "Verwerfen".

  4. Klicken Sie nun auf den Button "Bezahlen". Wenn Sie Kundendaten zur Bestellung erfassen wollen, geben Sie bitte im nächsten Schritt die gewünschten Daten ein - anderenfalls klicken Sie gleich auf "Bezahlen".
  5. Wählen Sie im Anschluss die gewünschte "Zahlart" aus.
  6. Bei Barzahlung besteht die Möglichkeit den vom Kunden überreichten Geldbetrag einzugeben und das System errechnet automatisch das Wechselgeld.
  7. Sie haben nun die Auswahl Rechnung und Tickets, bzw. nur Rechnung oder Tickets nach Kaufabschluss zu drucken. (Siehe Radio Button Menü)
  8. Klicken Sie auf "OK" und in weiterer Folge auf die Bestätigung des Verkaufs. Die Tickets können nun im hinterlegten Ticketformat zum Druck freigegeben werden. Ein Direktdruck über den Windows-Treiber erfolgt nur bei hinterlegtem Standard-Drucker (Boca). Sollten mehrere Ticketformate hinterlegt sein (z.B. bei gleichzeitigem Verkauf einer Abo-Karte und Tagestickets), müssen die Druckaufträge separat für den jeweiligen Drucker ausgewählt werden.
    Beim BOCA-Ticketformat wird gleichzeitig auch eine Rechnung zusammen mit den Tickets ausgedruckt.

Ticketreservierung

Für eine Ticketreservierung folgen sie den selben schritten wie beim Ticketverkauf, bis zur Auswahl der Bezahlmethode.


  1. Zum Abschluss der Reservierung klicken Sie bitte anstatt des Buttons "Bezahlen" den "Reservieren"-Button.

  2. Geben Sie dann die jeweiligen Kundendaten ein und klicken Sie nach Abschluss der Dateneingaben auf "Reservieren".

Wandlung der Reservierung

Reservierungen können veranstaltungsübergreifend in einen Verkauf gewandelt werden. Klicken Sie dazu bitte auf "Zeige Reservierungen".

Es werden sämtliche Reservierungen für alle Veranstaltungen aufgelistet. Sie können diese filtern oder konkret nach den gesuchten Parametern (Name, etc.) suchen.

Klicken Sie bitte auf die Reservierungsnummer. Dann können Sie Ihre Reservierung wie folgt bearbeiten.

Die gesamte Reservierung in einen Verkauf wandeln

Markieren Sie alle Tickets und klicken Sie auf den Button "zum Warenkorb hinzufügen".

Einzelne Tickets für den Verkauf wandeln, aber die restlichen Tickets in der Reservierung belassen

Wählen Sie die Tickets aus, die gewandelt werden sollen. Lassen Sie den Haken bei "Reservierung behalten, wenn Tickets übrig bleiben" gesetzt und klicken Sie auf den Button "zum Warenkorb hinzufügen". Die Restmenge der reservierten Tickets bleibt in der Reservierung bestehen.


Einzelne Tickets aus einer Reservierung löschen

Wählen Sie die entsprechenden Tickets aus und klicken Sie auf den Button "Tickets freigeben".

Löschen einer Reservierung

Zum Löschen einer kompletten Reservierung klicken Sie bitte auf den Button "Reservierung löschen".

Stornierung von Tickets

Im Box-Office Verkauf können Sie Tickets stornieren. Wählen Sie bitte den Reiter "Rechnungen" aus und definieren sie den Zeitrahmen des Verkaufs. Alternativ können Sie auch nach dem Namen suchen oder die Daten filtern. 


Sie können nun entscheiden, ob sie die gesamte Rechnung, oder einzelne Tickets dieser Transaktion stornieren wollen


Rechnung stornieren

Es öffnet sich das Storno-Dialogfenster. Tragen Sie den Grund für die Stornierung der Rechnung ein und bestätigen Sie die Stornierung. Damit wurde die Bestellung storniert und die dazugehörigen Tickets für den Zutritt gesperrt.


Einzelne Tickets stornieren

Um einzelne Tickets einer Rechnung zu stornieren, wählen sie bitte  "Storniere einzelne Tickets" aus und folgenden Sie anschließend dem Dialog. Es wird anschließend eine neue Rechnung mit korrektem Betrag erzeugt.

Gutschein

Sie können im Header Menü unter "Gutscheine", Gutscheine verwalten und auch neue Gutscheine anlegen.

In der Liste finden Sie alle bestehenden Gutscheine. Wenn Sie auf den Namen klicken, können sie bestehende Einträge bearbeiten.

Unter "Aktionen" können Sie alle Einträge als CSV oder XLSX exportieren.

Gutscheine anlegen

Wählen Sie unter dem Menüpunkt "Gutscheine", "Gutschein erzeugen" aus.
Im Anschluss sehen Sie ein Formular welches sie Schritt für Schritt durch die Erstellung des Gutscheines führt. Rechts oben finden Sie eine Zusammenfassung der eingegebenen Daten. 

Nun können Sie wählen, ob sie einen Gutscheincode erstellen wollen, oder einen Aktions-Code welchen Sie mit einer bestehenden Aktions-Code Art verknüpfen können. (Diese können nur vom mtms Team angelegt werden.)

Ein Gutschein erlaubt es einen fixen, bzw. einen prozentuellen Wert, unter von Ihnen definierten Bedingungen, vom Warenkorb abzuziehen. Ein Aktions-Code schaltet eine zusätzliche Ticketkategorie für den User während der Ticketauswahl frei.

Gutscheincode erzeugen

Nach Eingabe des Namens und des Codes (bzw. der Erzeugung eines Codes), können festlegen ob sie einen Prozentuellen Anteil des Warenkorbs nachlassen wollen (zB. 10%), oder einen festen Betrag vom Warenkorb abziehen wollen.

Wählen Sie nun aus, ob dieser Code für alle Events oder nur von ihnen Gewählte Events, bzw. sogar nur von ihnen gewählte Ticketkategorien (auch Eventübergreifend). Wählen Sie die für Sie zutreffenden Filter und im Anschluss ihre Events/Kategorien im Dropdown aus.

Nachdem Sie im Anschluss Benutzungseinschränkungen (Anzahl Tickets im Warenkorb, Anzahl Benutzungen) und einen Zeitraum für die Gültigkeit des Gutscheins festgelegt haben, können Sie in der Zusammenfassung ihre Daten noch einmal kontrollieren bevor sie auf "Speichern" drücken.
Der Gutschein ist nun aktiv.

Aktions-Code erstellen 

Gehen Sie hier gleich vor wie beim Gutschein Code erstellen, allerdings müssen Sie hier zusätzlich eine Aktions-Code Art hinterlegen. (Diese wird ihnen vom mtms Team auf Anfrage erstellt)

Gutscheine im Webshop verkaufen

Sie können natürlich selbstständig Gutscheine online verkaufen.
Legen sie dafür wie gewohnt ein Event an. Beim Landingpage Setup geben Sie unter "Gutscheinangebot" Ja an. Nun wird ihre Veranstaltung als Gutschein markiert und das Layout dementsprechend angepasst. 



Gutschein-Layouts (mobile, A4, BocaL26):



Landing-Page:

Detailansicht:


Einlösen von Gutscheincodes im Box-Office

Im Box-Office-Verkauf besteht die Möglichkeit Gutscheincodes einzulösen. Legen Sie hierfür die gewünschte Ticket-Kategorie in den Warenkorb und Klicken Sie auf den Button "Gutschein".

Sie können entweder nach einem Gutscheincode im System suchen oder manuell einen Betrag eintragen. Durch klicken auf den Button "Warenkorb hinzufügen" wird der Gutschein dem Warenkorb hinzugefügt, der Gutscheinwert vom Gesamtbetrag abgezogen und gleichzeitig der Gutscheincode entwertet.


Einlösen von Gutscheincodes vor der Ticketauswahl

Diese Funktion kann für ABO Karteninhaber nützlich sein, welche Zugriff auf eine vergünstigte Ticketkategorie erhalten sollen.

Sprich durch Eingabe des Codes werden zusätzliche, sonst versteckte Ticketkategorien angezeigt.

Definition des Textes für das Frontend

Der Text, welcher im Frontend angezeigt wird, kann unter "Mein Konto" → "Rabatt Infos" im Operator Interface für alle Sprachen definiert werden.

Einlösen von Gutscheincodes während des Checkouts

Das Einlösen von Gutscheincodes ist ebenfalls im Zuge des Checkouts unter "3. Confirm Purchase" möglich. Tragen Sie hierzu den jeweiligen Gutscheincode in das entsprechende Feld ein und der Gutscheinwert wird vom Warenkorbwert abgezogen.


Erstellung von STOCK-Tickets (Kommissiontickets)

Um Kommisionstickets zu erzeugen gehen Sie bitte im Sidemenü links auf “Guests/Tickets”. Unter dem Submenü  “Actions” finden sie “Vorratstickets erzeugen”.

Geben sie bitte die Kategorie und Anzahl der zu erstellenden Tickets an und bestätigen ihre Eingabe.

Tickets die über dieses Tool erstellt wurden haben anstatt einem Namen eine fortlaufende Nummer. So können Sie diese identifizieren und alle nicht verkauften Kommisonstickets löschen.
Sie können diese unter "Gäste/Tickets" finden, indem sie nach Stocktickets filtern.

Löschen von Stock-Tickets (Kommissionstickets)

Vorerst müssen Sie mittels der Filteroption nach den zu löschenden Tickets filtern. Markieren Sie dann mittels Checkbox alle gewünschten Tickets.
Nachdem Sie alle zu löschenden Komissionstickets ausgewählt haben, wählen Sie im "Aktionen" Menü "Vorrats-Tickets zurücknehmen" aus.
Sie werden nun um Bestätigung gebeten, dass die gewünschten Tickets wirklich gelöscht werden sollen.

Wandeln von Stock-Tickets (Kommissionstickets) in einen Kassenverkauf

Um die tatsächlich verkauften Stock-Tickets in die Kasse einzubuchen, loggen Sie sich in die Kasse ein und erstellen einen" Benutzerdefinierten" Eintrag.

Tragen Sie dazu einen Namen (optional), den Gesamtbetrag der zu wandelnden Tickets sowie ihren vorgeschrieben Steuersatz auf die betroffenen Tickets ein. Klicken Sie dann auf "zum Warenkorb hinzufügen" und schliessen Sie den Kaufvorgang wie gewohnt ab.


Berichte Kassenverkauf

Unter dem Report "Berichte" können Sie den Tages- und Monatsbericht, sowie die Kassen-Logfiles, monatlich und täglich, aufrufen.

Kassen-Log

Unter Kassen-Log finden Sie alle Logs aller Verkaufsvorgänge im Box-Office (nicht userspezifisch getrennt), sie können aber auch nach den Logs der Verkäufe einzelner User filtern.

Löschantrag

Unter "Löschantrag" können Kundendaten gemäß der Bestimmungen der DSVGO anonymisiert werden oder durch Setzen eines "OptOut"-Flags von der Kommunikation über das Ticketing (Newsletter, Email, SMS) ausgeschlossen werden.

Suchen Sie, anhand der vorliegenden Informationen, nach dem gewünschten Kunden und klicken Sie in weiterer Folge auf "anonymize".

Wählen Sie jetzt die Art der Anonymisierung aus und bestätigen Sie den Vorgang.


ACHTUNG!

Diese Aktion kann NICHT mehr rückgänging gemacht werden! Die Tickets bleiben aktiv, können aber im System nicht mehr anhand von Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Mobilnummer gefunden werden.

Reporting-Suite

Unter "Reporting" können unterschiedliche Reports zur Veranstaltungsabrechnung abgerufen werden. Diese können entweder über die Weboberflöche angezeigt, oder als .xls-Dateiformat exportiert werden.

Folgende Reports stehen für Sie bereit:

Reporting – Alle Events mit selben(r) Sub-Type & Event-ID:

Filtern Sie nach Events, welche die selbe Event-ID oder Sub-Type haben

Event-ID und Event sub type eines Events, finden Sie innerhalb des Events unter "Settings" → "Event Settings"

Entsprechend sieht man dann den Gesamt-Umsatz der Event-Reihe (vorausgesetzt sie ist richtig konfiguriert Event ID oder Event-Sub-Type überall gleich, je nach Anwendung):

Erstellen einer Veranstaltung

Im Top-Menü wählen Sie bitte "Event erstellen" aus.

Wählen Sie bitte im Anschluss die Art Ihrer Veranstaltung aus:

  1. Ticket Vorverkauf:
    Ihre Gäste können für Ihr Event Tickets über eine spezielle Webseite kaufen. Sie können mit Kreditkarte, per Sofortüberweisung oder optional mittels PayPal bezahlen.
  2. Gratis Registrierung:
    Geeignet für freie Events, welche keine Zahlungen beinhalten. Hier können Sie ein Registrierungsformular definieren, mit dem sich Gäste zum Event anmelden können und danach das Ticket zugesandt bekommen.
  3. Einfache Gästeliste:
    Sie haben bereits eine Liste von Gästen, welche an dem Event teilnehmen. Hier können Sie diese Liste hochladen und jederzeit Gäste hinzufügen, oder entfernen. Danach können Sie Ihren Gästen die Tickets zusenden, oder eine andere beliebige Nachricht.
  4. RSVP Gästeliste:
    Senden Sie Ihren Gästen eine Einladung für Ihr Event. Diese können der Einladung durch ein Online-Registrierungsformular zustimmen oder absagen. Danach können Sie Ihren Gästen die Tickets zusenden oder jede andere Nachricht.


Ticketvorverkauf

Ihre Gäste können für Ihr Event (mit oder ohne Saalplan) Tickets über eine individuell einrichtbare Landingpage kaufen. Dabei steht den Käufern ein auf e-commerce spezialisierter checkout mit vielen Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung (Kreditkarte, PayPal, Sofortüberweisung, Handy .

Anlage eines Ticketvorverkaufs

1. Anlegen von Event-Details

Geben Sie Ihre grundlegenden Event-Details ein.
Das Textfeld "Event Beschreibung" akzeptiert HTML Formatierung. Sie können allerdings auch später beim Aufsetzen ihrer Landingpage den Template Editor (Drag&Drop Layout Erstellung) verwenden. 

Hinweis: Wenn Ihr Event mehrere Tage dauert, selektieren Sie bitte "Mehrtägiges Event" und geben ein Start- und Enddatum ein. 

Zum Abschluss klicken Sie auf "Nächstes".

2. Anlegen von Ticketkategorien/Preisen

Im folgenden Schritt legen Sie Ihre Ticketkategorien (Kategorienamen, Kontingent, Umsatzsteuersatz sowie den Bruttoendpreis inkl. Steuern und Gebühren) fest.


Sie können weitere Ticketkategorien anlegen oder anschließend die Ticketkategorie inkl. aller Details kopieren und adaptieren.

3. Form Builder für Abfrage von Kundendaten

Mit dem Formul-Builder können Sie Formulare, zur Abfrage von Kundendaten nach Wunsch gestalten.
Wählen Sie hierzu aus unseren Standardfeldern und/oder fügen Sie Ihre eigenen individuellen Felder hinzu.

Diese werden während des Kaufprozesses vom Kunden abgefragt.

Sie können auch frei definierbare Abfragefelder eigenständig hinzufügen. Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Alle Felder können als "Pflichtfeld" oder als "optionale Eingabe" definiert werden.

4. Zusammenfassung der Eventdetails & Überprüfung

Jetzt können Sie Ihre Daten überprüfen und Änderungen vornehmen, wenn Sie möchten. Wenn alles Ihren Anforderungen entspricht, klicken Sie auf "Erstellen".


5. Event-Einstellungen abschließen



Ihr Event wurde erfolgreich erstellt. Im nächsten Schritt müssen die Setup-Einstellungen (Ticketkategorien/Einstiegsseite/Profil) noch verfeinert werden. Welchen Link Sie anklicken obliegt Ihrem eigenen Setup-Workflow. 

In jedem Fall sollten sie vor Veröffentlichung noch folgende Schritte unternehmen:

  1. Landing Page aufsetzen
  2. Event Einstellungen und Ticket Kategoriedetails vervollständigen
  3. Überprüfen ob ihre Profileinstellungen (Bankverbindung etc.) korrekt sind 

Alternative können sie direkt zum Event Dashboard gehen und selber entscheiden.


7. Vervollständigung der Event-Einstellungen & Ticket-Kategorien & Ticket-Kategoriegruppen

Event-Einstellungen

Tragen Sie bitte unter "Venue Contingent" das maximale Fassungsvermögen des Veranstaltungsortes ein.

Ticket-Kategorien

Ergänzen Sie bitte die fehlenden Einträge unter der Rubrik "Ticket Kategorien" und editieren Sie die aufgelistete Ticket-Kategorie.


Wichtige Hinweise

Kopieren von Ticket-Kategorien

Wenn Sie bei einer Ticket-Kategorie alle Details ergänzt haben, dann können Sie weitere Ticket-Kategorien hinzufügen, indem Sie die bestehende Kategorie kopieren. Öffnen Sie die zu kopierende Ticket-Kategorie, klicken Sie rechts auf "Aktionen" und wählen Sie "Ticket Kategorie kopieren".


 Adaptieren Sie im folgenden Schritt den Namen der Ticket-Kategorie und andere Einstellungen in den jeweiligen Reitern.


8. Festlegung der Ticket-Kategoriegruppen

In den Ticket-Kategoriegruppen können Ticket-Kategorien gebündelt werden, z.B. KAT A oder Sektor A (Vollpreis und ermäßigt). Das dort hinterlegte Kontingent ist das tatsächliche Fassungsvermögen der jeweiligen Kategorie bzw. des Sektors. Wenn Sie in den Ticket-Kategorien Kontingente mit Stückzahlen festgelegt haben, so werden diese mit dem Kontingent der Ticket-Kategoriegruppe übergreifend begrenzt. 

Sollten 2 Ticketkategorien jeweils 6000 Tickets Kontingent haben und die Ticketkategoriegruppe welcher sie angehören 10000, können maximal 10000 Tickets verkauft werden.



 

9. Landing Page erstellen

Sie können in der linken Menü-Leiste unter dem Punkt "Veröffentlichen" (engl. "Activate") eine Landingpage einrichten, klicken Sie hierfür auf "Shop Page bearbeiten".

Sie können Ihre Landing Page individuell anpassen.
Am besten füllen Sie alle vorhandenen Felder nach und nach aus und kontrollieren Sie über "Preview", ob die Landingpage ihren Vorstellungen entspricht. 


Sie können wenn sie ihren Info Text gestalten zwischen einer simplen Text Box, in welche sie auch html Code kopieren können (eigene Vorlage) und einem Drag and Drop Template Editor wählen.

Durch diesen gelingt ihnen ein Layout kinderleicht und Überschriften, Texte, Bilder, etc. sind automatisch richtig formatiert.

9. Zusätzliche Landingpages

Sollten Sie zusätzlich beispielsweise eine Gästeliste zu ihrem Event brauchen so können Sie unter "Zusätzliche Landingpages", weitere Landingpages erstellen.
Sie sehen hier eine Liste aller bestehenden Landingpages. Bei Klick auf den Namen der Landingpage können sie diese bearbeiten.

Mit dem Button "New" können Sie eine neue Landingpage erstellen. Der Prozess verläuft im wesentlichen Gleich wie bei der normalen Landingpage Erstellung.
Folgen Sie den Schritten bis Sie alle Felder ausgefüllt haben. 

10. Freischalten des Events und der Registrierungsseite

Bevor sie ein Event veröffentlicht werden kann überprüft das System automatisch, ob alle notwendigen Angaben und Einstellungen vorhanden sind.
Sollte dies nicht der Fall sein bekommen Sie eine Fehlermeldung und das Zahnradsymbol im Header beinhaltet eine Checkliste für Sie bei der fehlende oder unvollständige Angaben mit rot angezeigt werden. 

Anlegen eines Abonnements

Im Ticketingsystem von mtms können auch Abonnements abgebildet werden, welche sich aus mehreren Veranstaltungen zusammensetzen. Bei Abonnements mit Sitzplan muss in der Abo-Veranstaltung der gleiche Sitzplan hinterlegt sein, wie bei den dazugehörigen Einzelveranstaltungen.

1. Anlegen der Abo-Veranstaltung


2. Check-in Settings für Ticketkategorien

Wählen Sie bei den Check-in Settings für die Ticketkategorien (Einstellungen → Ticketkategorien → Check-In Einstellungen) folgende Einstellungen:


3. Anlegen von Abo-Teilveranstaltungen

Nachdem Sie die ABO-Veranstaltung angelegt haben, ergänzen Sie nun die Abo-Teilveranstaltungen. Das funktioniert gleich wie das Anlegen einer Einzelveranstaltung nur mit zwei WICHTIGEN Unterschieden:

Versenden von Tickets, die im Onlineshop mit der Versandart "Postversand" bestellt wurden

1. Tickets über Gäste/Tickets downloaden

Wählen Sie bitte in der Eventliste, das Event für welches Sie die zu versendenden Tickets herausfinden wollen aus.

Klicken Sie im linken Sidemenü auf "Gäste/Tickets" und setzen Sie den Filter "Filter by postal Tickets".

Markieren Sie die jeweiligen Datensätze und  wählen Sie unter dem Button "Aktionen" den Menüpunkt "Download Tickets as PDF" aus.


Im abschließenden Dialog werden Sie gefragt, ob Sie alle Tickets entweder in einem PDF gesammelt oder in personalisierten Ordnern (Nachname, Vorname und E-Mail) in einer ZIP-Datei herunterladen möchten.

Anschliessend wählen Sie das zu druckende Ticketformat aus und klicken "Download".

Die jeweiligen Rechnungen werden unter dem Punkt "Transaktionen" aufgerufen und können dort gedruckt werden. 

2. Tickets über Reporting downloaden

Unter Reporting – Webshop können Sie die Tickets in verschiedenen Formaten herunterladen, welche Sie zur Abholung hinterlegen können oder per Post versenden.

Gratis-Registrierung

Die Gratis-Registrierung ermöglicht die Registrierung und die Zustellung eines Tickets für NICHT kostenpflichtige Events. Der Veranstalter bekommt hier detaillierte Statistiken und Daten über die Besucher und auch die Teilnahmezahlen. Dies kann aber auch eine Auflage durch die jeweilige Veranstaltungsbehörde sein, um die genaue TeilnehmerInnen-Zahl zu überprüfen und zu dokumentieren (Fassungsvermögen des Venues).

Anlage einer Gratis-Registrierung

1. Setup

Nach dem Login des Users wählen Sie bitte in der Eventliste "Event erstellen" im Top-Menü aus.

Im nächsten Schritt klicken Sie bitte "Freie Registrierung".



2. Anlegen von Event-Details

Geben Sie Ihre grundlegenden Event-Details ein, d.h. den Namen ihres Events, Datum und Uhrzeit, Ort und optional eine Beschreibung. Hinweis: Wenn Ihr Event mehrere Tage dauert, selektieren Sie bitte "Mehrtägiges Event" und geben ein Start- und Enddatum ein. Den Text im Feld "Event Beschreibung" können sie auch mit HTML-Tags formatieren.


Zum Abschluss klicken Sie auf "Nächstes".

Im folgenden Schritt legen Sie Ihre Ticket-Kategorie und das Fassungsvermögen fest.


3. Anfragefelder für die Registrierungsseite definieren

Mit dem Formular-Builder können Sie das Registrierungsformular gestalten. Wählen Sie aus unseren Standardfeldern und/oder fügen Sie Ihre eigenen Felder hinzu.


Sie können frei definierbare Abfragefelder, welche im Frontend angezeigt werden, auch eigenständig hinzufügen. Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Alle Felder können als "Pflichtfeld" oder als "optionale Eingabe" definiert werden.

Schritt 4: Zusammenfassung der Eventdetails und Beendigung der Grundeinrichtung

Jetzt können Sie Ihre Daten überprüfen und Änderungen vornehmen, wenn Sie möchten. Wenn alles Ihren Anforderungen entspricht, klicken Sie bitte auf "Erstellen".

5. Event-Einstellungen abschließen

Es steht ihnen nun offen in welcher Reihenfolge sie die Event Einstellungen vervollständigen.

Unter Punkt 1 können sie die Landingpage, welche Ihre Kunden zur Registrierung zu sehen bekommen, einrichten.
Konfigurieren Sie Registrierungs- und Check-in-Zeitfenster und definieren Sie die Informationen, welche auf den Tickets angezeigt werden sollen, Shop Einstellungen und Bestätigungs-Nachrichten unter Punkt 2. 

6. Feinschliff der Event-Einstellungen


Unter dem Reiter "Ticket Kategorien" können Sie für die jeweilige Kategorie die spezifischen Eventdetails sowie einen für diese Kategorie spezifischen Benachrichtigungstext, Check-in-Settings, usw. festlegen. Klicken Sie dafür auf den Editier-Button  (Spalte "Aktionen" rechts neben dem Kategorienamen).

Basis Einstellungen

Hier können sie die Einstellungen welche Sie während des Setups ihrer Ticketkategorien getroffen haben überprüfen.

Ausserdem können Sie hier auswählen, ob eine Bestätigungs-Nachricht automatisch an den/die TeilnehmerIn nach Registrierung geschickt werden soll. Klicken Sie anschließend auf "Speichern".

Ticket Information

In diesem Reiter werden alle Parameter festgelegt, welche auf das Ticket (Mobile/Print@home/Box-Office) gedruckt werden.

Klicken Sie auf speichern, bevor Sie die Bilder für den Ticketdruck hochladen. Folgende Bilder werden auf den Tickets der jeweiligen Kategorie für die jeweilige Ticketart (Mobile/Print@home/Box-Office) ausgegeben:

Event Bild
Logobild
Sponsorenleiste

Beispiel Print@home

Check-in Settings

Unter diesem Reiter legen Sie die Parameter für den Einlass der jeweiligen Ticket-Kategorie fest.

Sollte eine Ticket-Kategorie mehrmals scannbar sein, dann richten Sie bitte die jeweiligen Parameter ein. Bleibt der Parameter bei "Maximale Anzahl von Scans" auf 0, dann kann der Gast so oft er/sie will in die Veranstaltung einchecken.


Konfigurieren der Bestätigungsnachricht:

Unter diesem Reiter können Sie ihre individuellen Bestätigungsnachrichten für die ausgewählte Ticket-Kategorie hinterlegen. ACHTUNG: Für die SMS-Bestätigung stehen Ihnen inkl. der ausgefüllten Systemvariablen nur 160 Zeichen zur Verfügung. Deshalb empfehlen wir Ihnen, diesen Text nicht oder nur geringfügig zu verändern und auf die verfügbaren Zeichen im Hilfetool zu achten.
Andernfalls kann es dazu kommen, dass pro Bestätigung 2 Nachrichten ausgeschickt und verrechnet werden.

Benachrichtigungs-Einstellungen

Legen Sie eine Email-Adresse fest welche benachrichtigt werden soll, für den Fall, dass eine Kontingentgrenze an verkauften/vergebenen Tickets, welche Sie festlegen, überschritten wurde.

Kassen-Verkauf

Bitte belassen Sie diese Einstellung auf Standard, es sei denn, es soll in der angegebenen Ticket-Kategorie ein Spezialformat des Tickets gedruckt werden - z.B.: Abo-Karte auf Plastikkarte im Scheckkartenformat.

Landing Page erstellen bzw. Iframe-Code generieren

Sie können in der linken Menü-Leiste unter dem Punkt "Veröffentlichen" eine Einstiegsseite einrichten, die bei uns gehostet wird oder Sie integrieren das Registrierungsformular auf Ihrer Event Website.

Sie können aus drei unterschiedlichen Vorlagen auswählen. Individuelle Anpassungen werden nach den tatsächlich angefallenen Stunden verrechnet.

Nach Wahl der Vorlage können Sie Ihre Landing Page individuell anpassen. 
Füllen Sie alle Felder nach ihren Vorstellungen aus und kontrollieren sie das Layout mithilfe der "Preview Template" Funktion, bis das Layout ihren Vorstellungen entspricht. 

Freischalten des Events und der Registrierungsseite

Sie werden Im Top Menü über den Fortschritt Ihres Eventsetups informiert. Sobald sie keine rote Notification am Zahnradsymbol mehr sehen ist und im zugehörigen Dropdownmenü, in der Fortschrittsanzeige, 100% steht, können Sie ihr event per checkbox veröffentlichen.

Alternativ können Sie das Event unter "Einstellungen" veröffentlichen oder auch wieder sperren. Nach erstmaliger Veröffentlichung können Sie das Event auch unter "Veröffentlichen" wieder sperren.

Veranstaltungslink

Unter "Veröffentlichen" finden sie den link, welcher zu ihrer Landingpage führt, sobald sie das Event veröffentlicht haben.
Diesen können sie auf anderen Seiten einbinden, um Kunden auf ihre Veranstaltungsseite zu führen.

Auf der selben Seite können sie ebenfalls einen iFrame Code erzeugen, mit dessen Hilfe sie das Registrierungsformular auf ihrer eigenen Seite einbetten können. 


Einfache Gästeliste

Sie haben bereits eine Liste von Gästen, welche an dem Event teilnehmen.
Hier können Sie diese Liste hochladen und jederzeit Gäste hinzufügen, oder entfernen. Danach können Sie Ihren Gästen die Tickets zusenden und überdies Nachrichten und Informationen bezogen auf das Event an ihre Gäste verschicken.

1. Setup

Nach dem Login des Users wählen Sie bitte in der Eventliste "Event erstellen" im Top-Menü aus.

Im nächsten Schritt klicken Sie bitte "Simple Gästeliste auswählen" an.

2. Anlegen von Event-Details

Geben Sie Ihre grundlegenden Event-Details ein, d.h. den Namen Ihres Events, Datum und Uhrzeit, Ort und optional eine Beschreibung. Hinweis: Wenn Ihr Event mehrere Tage dauert, selektieren Sie bitte "Mehrtägiges Event" und geben ein Start- und Enddatum ein. Den Text im Feld "Event Beschreibung" können sie auch mit HTML-Tags formatieren.


Zum Abschluss klicken Sie auf "Nächstes".

3. Anlage Ticket-Kategorie

Im folgenden Schritt legen Sie Ihre Ticket-Kategorie(n) fest.

4. Zusammenfassung der Eventdetails und Beendigung Grundeinrichtung

Jetzt können Sie Ihre Daten überprüfen und Änderungen vornehmen, wenn Sie möchten. Wenn alles Ihren Anforderungen entspricht, klicken Sie auf "Erstellen".

5. Event Einstellungen abschließen

Klicken Sie auf "Vervollständigen Sie die Einstellungen" - Sie werden dann auf den Punkt "Einstellungen" im linken Hauptmenü weitergeleitet.

Tragen Sie bitte das Fassungsvermögen Ihres Veranstaltungsortes unter "Venue contingent" ein und speichern Sie diese Einstellung.

Ergänzen Sie bitte die fehlenden Einträge unter der Rubrik "Ticket Kategorien".

Schritt 6: Hochladen der Gästeliste

Gehen Sie in der linken Menü-Leiste auf den Punkt "Gäste/Tickets". Dort können Sie Ihre Gästeliste ins System hochladen.

Zu diesem Zweck verwenden Sie bitte unsere Excel-Vorlage, welche im Dialog heruntergeladen werden kann. Füllen Sie diese Vorlage entsprechend aus und laden Sie die Liste dann in die entsprechende Ticket-Kategorie hoch.

WICHTIG: msisdn ist eine fortlaufende Nummer, Newsletter entweder auf 1 (erhält) oder 0 (erhält nicht) stellen. Unter Remark können Sie eine Notiz ihren Gast betreffend zufügen.

6. Kommunikation/Ticketversand mit/zu Ihren Gästen

Gehen Sie bitte auf der linken Menü-Leiste auf den Punkt "Kommunikation". Dort können Sie Ihre Tickets/Einladungen bzw. Nachrichten an Ihre Gäste schicken.

Sie können den Kreis der Adressaten auf einen bestimmten Gast oder auf Gruppen von Gästen (Kategorien, Ticket schon erhalten, etc.) nach belieben einschränken.

Anlage einer RSVP-Gästeliste

Senden Sie Gästen eine Einladung für Ihr Event. Diese können der Einladung durch ein Online-Registrierungsformular zustimmen oder absagen. Danach können Sie Ihren Gästen die Tickets zusenden oder jede andere persönliche Nachricht übermitteln.

1. Setup

Nach dem Login des Users wählen Sie bitte in der Eventliste "Event erstellen" im Top-Menü aus.

Im nächsten Schritt wählen Sie bitte "RSVP Gästeliste" aus.

2. Anlegen von Event-Details

Geben Sie Ihre grundlegenden Event-Details ein, d.h. den Namen Ihres Events, Datum und Uhrzeit, Ort und optional eine Beschreibung. Hinweis: Wenn Ihr Event mehrere Tage dauert, selektieren Sie bitte "Mehrtägiges Event" und geben ein Start- und Enddatum ein. Den Text im Feld "Event Beschreibung" können Sie auch mit HTML-Tags formatieren.

Zum Abschluss klicken Sie bitte auf "Nächstes".

Schritt 3: Anlage Ticket-Kategorie

Im folgenden Schritt legen Sie Ihre Ticket-Kategorie(n) sowie deren Kontingent fest. Wenn Sie nicht mehrere Ticket-Kategorien haben, erstellen Sie einfach nur eine Ticket-Kategorie und nennen Sie sie z.B. "Gästeliste-Ticket". Sie können jedoch beliebig viele Kategorien einrichten, z.B. "VIP Ticket", etc.

Schritt 4: Anfragefelder für die Registrierungsseite definieren

Mit dem Formular-Builder können Sie das Registrierungsformular gestalten. Wählen Sie dabei aus unseren Standardfeldern und/oder fügen Sie Ihre eigenen Felder hinzu.

Sie können frei definierbare Abfragefelder, welche im Frontend angezeigt werden, auch eigenständig hinzufügen. Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

Alle Felder können als "Pflichtfeld" oder als "optionale Eingabe" definiert werden.

5. Zusammenfassung der Eventdetails und Beendigung der Grundeinrichtung

Jetzt können Sie Ihre Daten überprüfen und Änderungen vornehmen, wenn Sie möchten. Wenn alles Ihren Anforderungen entspricht, klicken Sie auf "Erstellen".

6. Event-Einstellungen abschließen

Es steht Ihnen nun offen, in welcher Reihenfolge Sie die Event-Einstellungen vervollständigen möchten.

Unter Punkt 1 können Sie die Landingpage, welche Ihre Kunden zur Registrierung zu sehen bekommen, einrichten.
Konfigurieren Sie Registrierungs- und Check-in-Zeitfenster und definieren Sie die Informationen, welche auf den Tickets angezeigt werden sollen sowie Shop-Einstellungen und Bestätigungs-Nachrichten unter Punkt 2. 

7. Landing Page erstellen bzw. iFrame-Code generieren

Sie können in der linken Menü-Leiste unter dem Punkt "Veröffentlichen" eine Landingpage einrichten, die bei uns gehostet wird oder Sie integrieren das Registrierungsformular per iFrame auf Ihrer Event-Website.

Sie können aus drei unterschiedlichen Vorlagen auswählen. Individuelle Anpassungen werden nach den tatsächlich angefallenen Stunden verrechnet.

Nach Wahl der Vorlage können Sie Ihre Landing Page individuell anpassen. 
Füllen Sie alle verfügbaren Felder nach Ihren Vorstellungen aus und überprüfen Sie Ihr Layout mit der Funktion "Vorlagen-Vorschau".

Sprachauswahl Frontend:

Folgende Sprachen stehen Ihnen für das Frontend zur Verfügung:

Spezialabfragen:

Neben den klassischen Pflichtfeldern gibt es beim RSVP-Einladungsmanagement folgende spezielle Abfragefelder zu berücksichtigen:

Registrierungstyp:

Hier kann eingestellt werden, dass die zu registrierende Person nur EIN Ticket ausgestellt bekommt und dass die Ticketkategorien in der angegebenen Reihenfolge verwendet werden sollen. Alternativ kann festgelegt werden, dass die registrierende Person die Ticketkategorie selbst auswählen kann und dann nur ein Ticket ausgestellt bekommt.

Mehrfachregistrierungen:

Hier wird festgelegt, ob sich ein Gast mehrfach registrieren kann (Begleitpersonen, usw..) oder ob die Verwendung seiner E-Mail-Adresse und seiner MSISDN im Registrierungsprozess nur einmal gültig ist.

Ticket(s) an E-Mail anhängen:


Mit diesem Parameter wird eingestellt, ob der registrierte Gast sein(e) Ticket(s) angehängt an das Bestätigungsmail übermittelt bekommt oder der Ticketmanager die Tickets unter dem Punkt "Kommunikation", "Tickets versenden" verschickt.

8. Vervollständigen der Ticket-Kategorien

Tragen Sie bitte das Fassungsvermögen des Venues unter "Venue contingent" ein und speichern Sie diese Einstellung.

Ergänzen Sie bitte die fehlenden Einträge unter der Rubrik "Ticket Kategorien" und editieren Sie die aufgelistete Ticket-Kategorie.

9. Hochladen der Gästeliste

Wählen Sie in der linken Menü-Leiste den Punkt "Gäste/Tickets" aus. Dort können Sie Ihre Gästeliste ins System hochladen.

Zu diesem Zweck verwenden Sie bitte unsere Excel-Vorlage, welche im Dialog heruntergeladen werden kann. Füllen Sie diese Vorlage aus und laden Sie die Liste dann in die entsprechende Ticket-Kategorie hoch.

WICHTIG: msisdn ist eine fortlaufende Nummer. Newsletter entweder auf 1 (erhält) oder 0 (erhält nicht) stellen. Bei Remark können Sie die Auszählung einfach bis zur finalen Zeile fortführen.


10. Kommunikation/Einladungen/Ticketversand mit Ihren Gästen

Wählen Sie bitte auf der linken Menü-Leiste den Punkt "Kommunikation" aus. Dort können Sie Tickets/Einladungen/Reminder bzw. Nachrichten an Ihre Gäste schicken.


Freischalten des Events und der Registrierungsseite

Sie werden im Top Menü über den Fortschritt Ihres Event-Setups informiert. Sobald keine rote Notification am Zahnradsymbol mehr zu sehen ist bzw. im dazugehörigen Dropdown-Menü, in der Fortschrittsanzeige, 100% aufscheint, können Sie Ihr Event per Checkbox veröffentlichen.

Alternativ können Sie das Event unter "Einstellungen" veröffentlichen oder auch wieder sperren. Nach erstmaliger Veröffentlichung können Sie das Event auch unter "Veröffentlichen" wieder sperren.

Veranstaltungslink

Unter "Veröffentlichen" finden Sie den Link, welcher zu Ihrer Landingpage führt, sobald Sie das Event veröffentlicht haben.
Diesen können Sie auch auf anderen Seiten einbinden, um Kunden auf Ihre Veranstaltungsseite zu führen.

Auf der selben Seite ist es zudem möglich, einen iFrame-Code erzeugen, mit dessen Hilfe Sie das Registrierungsformular auf Ihrer eigenen Seite einbetten können. 



Zutritts-Management

Die mtms Scanner-App ist kompatibel mit Android ab Version 4.0 und Google Play Services ab Version 8.4.

Erstinstallation

Wählen Sie zuerst die gewünschte Veranstaltung aus.


Download und Installation der App

Wechseln Sie bitte im linken Menü auf den Punkt Zutritts-Management.
Laden Sie über folgenden Link oder mittels QR-Code das .apk Paket auf Ihr Android Gerät:

Installation

  1. Öffnen Sie das heruntergeladene .apk Paket.
  2. Sie erhalten möglicherweise eine Meldung, dass das Paket aus einer unbekannten Quelle stammt. In diesem Fall erlauben Sie in den Einstellungen das Installieren von unbekannten Quellen.
  3. Wählen Sie installieren.
  4. Die Scanner-App wurde nun auf Ihrem Gerät installiert.

Konfiguration der App

Die Scanner-App wurde auf Ihrem Gerät installiert, jetzt folgt die Konfiguration.

Methode 1: Login

  1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät mit dem Internet verbunden ist.
  2. Öffnen Sie die App.
  3. Loggen Sie sich ein, indem Sie Username und Passwort der Ticketing Plattform eingeben.
  4. Nach erfolgreichem Login, ist die App nun fertig konfiguriert und bereit zum scannen.

Methode 2: QR Code

  1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät mit dem Internet verbunden ist.
  2. Öffnen Sie die App.
  3. Am Login Screen, klicken Sie auf "Skip and set up via QR code".
  4. Die App ist jetzt im Scan-Modus, wie Sie an der aktivierten Kamera sehen.
  5. Scannen Sie den QR-Code, welcher unter "Konfiguration" dargestellt wird.

  6. Es sollte eine kurze Meldung erscheinen: "Device set up for [your username] successful"
  7. Die App ist nun fertig konfiguriert und bereit zum scannen.

Benutzung der App am Gerät

Nachdem die Scanner-App installiert und konfiguriert ist, folgen noch ein paar Informationen zur Benutzung.

Scannen

Um ein Ticket zu scannen, halten Sie das Gerät ca. 20 cm weit weg vom QR-Code des Tickets. Halten Sie es nicht zu nah, das könnte den Rand des QR-Codes beschneiden. Sorgen Sie außerdem für gute Lichtverhältnisse, damit der Code einfach gescannt werden kann. Bei schlechtem Licht, klicken Sie auf den schwarzen Punkt in der oberen Leiste der App, um das eingebaute Licht des Geräts einzuschalten. Wurde der QR-Code erfolgreich gescannt, sehen Sie eine der folgenden Nachrichten:

Online/Offline-Mode

Die App hat einen Online- und Offline-Modus. Der Online-Modus ist aktiv, wenn ein grüner Punkt in der oberen Leiste der App sichtbar ist. Online-Mode bedeutet, die App benötigt eine aktive Internet-Verbindung, um die Gültigkeit von Tickets zu prüfen. Dieser Modus erlaubt auch das Scannen mit mehreren Geräten, die immer am aktuellen Stand sind.
Der Offline-Modus kann mit Klick auf den günen Punkt aktiviert werden. Der Punkt ändert die Farbe in rot. Dieser Modus wird empfohlen, wenn Sie keine Internet-Verbindung haben oder wenn Sie nur mit einem Gerät scannen. Im Offline-Modus werden die Tickets auf Ihr Gerät heruntergeladen und die Gültigkeit lokal am Gerät überprüft.

Synchronisierung

Vor allem im Offline-Modus ist es wichtig, dass das Gerät mit dem Server synchronisiert wird und damit alle Tickets auf das Gerät heruntergeladen werden. Um zu synchronisieren, klicken Sie im Menü (rechts oben) auf "Sync". Beachten Sie, dass das Gerät eine Internet-Verbindung haben und die App sich im Online-Modus befinden muss, um synchronisieren zu können. Nach erfolgreicher Synchronisation, können Sie in den Offline-Modus wechseln.

(unter dem Menüpunkt "Veröffentlichen")